Etik Kurul Başvurularında e-İmza ve Dijital Onay: ONAYLARIM

Bir araştırma etik kurulu başvurusu genellikle aynı senaryoyla başlar: Başvuru formu hazırlanır, araştırmacının ve varsa danışmanının ıslak imzası atılır, sonra bu form ya elden etik kurul sekreterliğine götürülür ya da kargoyla gönderilir. Danışman başka bir şehirdeyse, ortak araştırmacılardan biri izindeyse süreç günler sürebilir — üstelik başvuru dosyası kaybolursa baştan başlanır.

Bu yazıda etik kurul başvurularında ıslak imza ve elden teslim ihtiyacını ortadan kaldıran çözümümüzü anlatıyoruz: ONAYLARIM.

Klasik Başvuru Sürecinin Zahmeti

Etik kurul başvurusu, çoğu zaman tek bir imzayla bitmiyor. Başvuru sahibi araştırmacı, tez danışmanı, varsa ortak yürütücüler — her biri formu imzalaması gereken ayrı kişiler. Bu kişiler farklı binalarda, farklı şehirlerde, hatta farklı kurumlarda olabiliyor. Islak imza modelinde bu; formun fiziksel olarak elden ele dolaştırılması ya da her imzacıya ayrı ayrı kargo gönderilmesi anlamına geliyor. Sonrasında tamamlanan dosya, yine elden ya da kargoyla etik kurul sekreterliğine ulaştırılıyor.

Bu sürecin maliyeti sadece zaman değil: Dosyanın kargoda kaybolması, imza sırasının karışması, eksik imzalı bir formun fark edilmeden sekreterliğe ulaşması gibi riskler de var.

ONAYLARIM ile Başvuru Formunu Elektronik İmzalayın

Kurumlar veya araştırmacılar için en pratik çözüm, başvuru formunu ONAYLARIM'a yükleyip gerekli imzacıları eklemek. Danışman ve varsa ortak yürütücüler, kendilerine gelen bağlantı üzerinden formu görüntüler ve e-imzası ya da mobil imzasıyla saniyeler içinde imzalar. Kimse aynı odada olmak zorunda değil; imza sırası da sistem tarafından takip edildiği için "kimde bekliyor" sorusu her an cevaplanabiliyor.

Tüm imzalar tamamlandığında form zaten elektronik ortamda hazır durumda — etik kurula elden ya da kargoyla değil, doğrudan dijital olarak iletilebiliyor.

Kurumlar İçin Alternatif: PrimeAPI ile Başvuru Sistemine Entegre e-İmza

Kendi online etik kurul başvuru sistemini işleten üniversiteler, hastaneler ve araştırma kurumları için kendi sistemleri içerisinden e-imza atma yeteneği: Araştırmacının ayrı bir platforma yönlendirilmesi değil, e-imza akışının doğrudan kurumun kendi başvuru portalının içinde çalışması.

PrimeAPI, bu senaryo için tasarlanmış: Kurumun başvuru sistemi, form gönderildiği anda kendi sistemindeki imzala butonuna tıklayarak imza sürecini başlatabiliyor. Araştırmacı ve danışman, kurumun kendi arayüzünden ayrılmadan imzalı bir form üretebiliyor. Böylece kurum, kendi başvuru sisteminin kullanıcı deneyimini korurken e-imza altyapısını sıfırdan kurmak zorunda kalmıyor.

İki Yaklaşımın Birlikte Kullanımı

Bu iki çözüm birbirini dışlamıyor. Kendi başvuru portalı olmayan ya da henüz kurmamış kurumlar için ONAYLARIM, araştırmacıların bugünden itibaren kullanabileceği hazır bir çözüm sunuyor. Kendi başvuru sistemini geliştirmek isteyen ya da geliştirmiş olan kurumlar için ise PrimeAPI, e-imzayı bu sistemin doğal bir parçası haline getiriyor. Bir üniversite, öğrenci/araştırmacı tarafında ONAYLARIM'ı önerirken kurumsal başvuru sisteminde PrimeAPI'yi arka planda kullanabiliyor.

Somut Faydalar

Zaman. Formun imzacılar arasında fiziksel olarak dolaşması gerekmiyor; imza süreci saatler değil dakikalar sürüyor.

Coğrafi bağımsızlık. Danışmanın başka bir şehirde, ortak yürütücünün yurt dışında olması süreci artık durdurmuyor.

Kaybolma riski sıfır. Kargoda kaybolan ya da eksik imzalı ulaşan bir dosya riski ortadan kalkıyor; belge dijital ortamda güvenle saklanıyor.

İzlenebilirlik. Başvuru sahibi ve etik kurul sekreterliği, formun hangi imzacıda beklediğini her an görebiliyor.

Yasal Geçerlilik

ONAYLARIM ve PrimeAPI üzerinden atılan e-imza ve mobil imza, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında nitelikli elektronik imza (NES) statüsünde. Yani elektronik olarak imzalanan bir etik kurul başvuru formu, ıslak imzalı bir formla aynı hukuki geçerliliğe sahip.

Sonuç

Etik kurul başvurularında ıslak imza ve elden teslim, çözülmesi zor bir alışkanlık değil, artık gereksiz bir adım. Araştırmacılar için ONAYLARIM'ı ücretsiz deneyebilir, kendi başvuru sisteminizi dijitalleştirmek isteyen bir kurumsanız PrimeAPI ile entegrasyon seçeneklerini inceleyebilirsiniz.